Slackを初めて管理する人たちは
他の人たちがチャンネルをどう運営しているのか
気になるのではないでしょうか？
特にSlackチームを作ったばかりの管理者で
エンジニアでもデザイナーでもない、
私のような事務方の人たち。
そんな方に向けてこの記事を書きたいと思います。
事務ならではの雑多なタスク処理。
円滑にプロジェクトを回すために
なるべく時間をかけず、正確に進めたいものです。
ここではSlack初心者でも
楽しくかつ確実にタスクを終わらせていく方法を
ご紹介します。
ルール作り
重要度も緊急度も高いタスク、
それが最初のルール作り。
例えば、私のチームの場合は
年齢は30〜60才まで幅広く
出勤曜日・時間・勤務場所・職種がみんなバラバラです。
それでも仕事を前に進めるために
次のようなルールを決めました。
- やむを得ず時間外の投稿になることがある
- 確認は次の出勤日でOK
- レスポンスはスタンプだけでもOK
- ダイレクトメッセージの利用はなるべく控える
- 不要なチャンネルは退出OK
- 不便なところがあれば改善する
社会人として「時間外や休日の業務連絡は非常識」
という倫理観は身についていますが
チャットもやはり若干の上下関係が発生する場なので
全員が不快な思いをしないよう
最初のルール決めは自分なりに考えました。
時間外にもらった連絡にはしおりのマークをクリックして
後からまとめて確認するという方法があります。
このルールは #read-me というチャンネルに載せて
たまに更新しています。
ダイレクトメッセージの利用を控えるのは
仕事の所在が見えなくなってしまうのが理由です。
ただし、メンバーの心の機微に触れる話題があると使うことがあります。
業務に合ったスタンプを作る
たとえば私のチームでは
- おつあり
- よろおね
- 承認
- 返信済み
- 了解
- 承知しました
といったスタンプがよく使われています。
Slackには既読機能がないので、
スタンプが既読サインの代わり。
欲しいスタンプは自分で作ってしまう。
簡単で便利なサイトがあります。
スタンプを大量生産したら
Google Chromeの拡張機能を使って
一気に登録します。
下記サイトをご参照のこと。
Slack絵文字は一斉登録できるらしい？Google Chrome拡張機能で
Q&Aチャンネルの運用
私は外部組織の問い合わせ対応が多いので
問い合わせが入ったら
⑴ Q&Aチャンネルに問い合わせ内容を投稿
⑵ 回答案あるいは回答結果をスレッドに記入
⑶ 返信や対応が終われば「完了」スタンプを押す
という形で運用しています。
秘書さん依頼チャンネルの運用
上司の秘書さんに依頼する仕事は
#秘書さん依頼チャンネル を作って
⑴ タスクを投稿
⑵ 進捗をスレッドに記入
という方法をとります。
これによって進捗を可視化する他、
確認もれがないようにしています。
公式サイトの情報
↑このサイトに書かれているように
初めての人はまず「generalって何？」ってなります。
「社内通知」に変換すると確かにわかりやすいですね。
チャンネルの目的はチャンネル名の下に書くことができます。
上の写真を改めて見て
業務関連の事項、って自分で書いておきながら
意味がわからない、と思いました。。
業務以外のことを書かないよう牽制したのか・・
誰にでもわかる文章、これは相当気をつけなければなりませんね。
ちなみに「チャンネルは英語で統一した方がカッコイイ」という
他の会社での言い伝えをしばらく守っていたものの
英語ではパッと見わかりづらくなってしまい
今ではチャンネル名に日本語も混ざっています。
おわりに
走りながらルールを決めて
改善を重ねています。
Slackを使っていてたまに感じるのは
メンバーが「不便だと思ってもなかなか言わない」という
日本人ならでは？の奥ゆかしさ。
仕事でもよくありますよね。
ときどき雑談のなかでSlackの使い勝手を
聞いてみることも大切です。
