いつもデスクでメールの文章に悩んでいます。
１人部屋で孤独に作業していると
「果たしてこれはわかり易い文章なのか…？」
という壁にぶち当たります。
例えば、自分がよくわかっている事柄だと
口頭で何度かやりとりしながら説明するのは簡単。
一方、メールだと相手のレベル（前提）に
配慮しなければならない。
逆に自分が問い合わせる立場の時、
「回答を貰ったは良いけれど、
結局これはどういう意味なのかハッキリしてほしい」
ということ、ありますよね。
本当に答えづらいことであれば
「曖昧になってしまい申し訳ない」
「回答になっていますでしょうか」
といった１文でもつければ良いですが
基本的にはお互いどうすれば良いのか、
はっきりとした道筋をつける必要がある。
それは仕事の指示ととても似ています。
良いメール文章とは
SNSや販売サイトなど、毎日のように通知メールが入るので
誰しも馴染みがあると思います。
前職でシステムから一斉送信する通知メールの定型文を
担当したことがあります。
システム通知では相手にメッセージを
簡潔に伝えなければなりません。
例えばストレスチェック なら
・義務である（一般的には義務ではないが会社的には全員実施）
・回答の所要時間はどれぐらい
・回答期日
を記載します。
いかに最大限の人に答えてもらうかに注力して
文章を作っていました。
問診系は初回の実施が肝で、
２回目以降はみんな要領がわかるのでそれほど問題は生じない。
そして通知メールというのは長いと最後の方は読まれません。
途中から未読スルーです。
なぜならペナルティがないから。
他にも理由は色々あると思います。
・自分に関係があるのかないのかわからない
・忙しいから読みたくない
・わかりにくい
シンプルでわかりやすい、感じの良い文章ということを
真面目に考えることになったキッカケでした。
模範が近くにいるありがたみ
自分の上司からccで時々メールが飛んできますが
丁寧すぎず読みやすい、これぞ最強の文章だと思わされます。
その上司を観察していると、毎日大量のメールをさばいている。
管理職なので朝、昼、夕とひたすらメールに返信している感じです。
良いメール文章を作れるようになるために
筋肉がないとランニング出来ないように
メールを作るのも脳に筋肉のようなものがないと
いけないような気がしています。
というわけで、メールスキルを鍛えるには
・数をこなす
・誰かのメールを参考にする
・言い回しを本やネットで学ぶ
この３点が大切ではないでしょうか。
時間制限がある日々の業務でトレーニングを積むのが
一番の近道かもしれませんね。
