言いづらいことをメールでうまく伝えるには

日々のメール作成で一番困るのは

言いづらいことを書くとき。

よくあるのは

• 相手から返信を催促したい
• 相手に面倒なことを頼みたい

といったシーン。

私の仕事の場合、メール相手が全員目上で

少しでも失礼なことがあると上司の顔に泥を塗ることになるので

書き方に悩むことが多い。

夕方は朦朧としてきて何を書いているのかわけがわからなくなることも。

そのため、できるだけ午前中の頭がクリアなときにメールを書くようにしている。

言いづらい内容を書くときに私が気をつけているポイントをそれぞれ書いていきたい。

相手の返信を催促するとき

• いつ送ったメールでどのような内容だったかを再掲する、あるいはそのときのメールを「念のため下記にて再送します」とする。
• 「その後、いかがでしょうか」「どんな状況でしょうか」とお伺いする。
• こちらのメールに不備がある場合も想定し「ご不明な点などありましたらお知らせいただけますと幸いです」「行き違いでしたら申し訳ありません」といった言葉を使う。
• 「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をおかけして申し訳ありませんが」といったクッション言葉を入れて、締めの挨拶。
• ２回以上催促しない。２回目からは電話で。

相手に面倒なことを頼むとき

• 頼みたいことおよびその理由を明確に記載する。例：内容、期日、必要な資料
• 資料作成の場合はハイライトするなど最大限わかりやすい内容にしておく。
• まずは対応可能かどうかを確認するため「ご対応いただけるかどうかご検討いただけますでしょうか。」とする。「ご検討をお願いします」「ご検討ください」だと場合によってはやや失礼に感じさせてしまうことがある。
• 最後の締めはクッション言葉とともに「宜しくお願い申し上げます」とする。

いまだにwebで「ビジネスメール　催促」「メール　依頼　ビジネス」

といった文言で検索し、内容を吟味してからメールを作っている。

メールのマニュアル本も時々読み返したり。

冗長な表現を避け、かつ、簡潔に。

依頼内容を気持ちよく受け入れてもらうためのトレーニング、

まだまだ続きます。